Warum eine professionelle E-Mail-Signatur so wichtig ist
Hast du schon eine E-Mail-Signatur? Wenn nein, lies weiter. Du erfährst im Blogartikel, warum eine Signatur dein Branding super ergänzen kann. Außerdem zeige ich dir Schritt für Schritt, wie du sie einrichten kannst. Wenn du schon eine Signatur hast, ist sie auch responsiv und für den Dark Mode geeignet? Falls nicht, solltest du ebenfalls weiterlesen und sie gegebenenfalls überarbeiten.
Eine professionelle E-Mail-Signatur sorgt dafür, dass du bei deinen Empfänger:innen einen bleibenden Eindruck hinterlässt. Sie ist wie eine digitale Visitenkarte: Dein Name, deine Position und wichtige Kontaktdaten sind direkt sichtbar. Zudem unterstützt eine durchdachte Signatur dein Branding, fördert die Wiedererkennung und unterstreicht deine Professionalität.
In Zeiten von mobilen Geräten und dem Dark Mode ist es außerdem wichtig, dass deine Signatur flexibel und anpassungsfähig ist. Niemand möchte, dass wichtige Informationen auf kleinen Bildschirmen abgeschnitten werden oder Logos im Dunkel-Modus verschwinden.
Wie erstellst du nun deine E-Mail-Signatur in Mac Mail
Ich zeige dir in der nachfolgenden Grafik zunächst erstmal einen groben Übersichtsplan. Keine Angst, mit meiner Anleitung bekommst du das bestimmt gut hin. Eines vorweg: Ich empfehle dir nicht einfach eine Signatur bei Canva oder ähnlichen Programmen zu erstellen und als Bild einzufügen. Du läufst so Gefahr, dass die Anzeige nicht responsiv ist oder im Dark Mode nicht richtig dargestellt wird. Ich empfehle dir sie in HTML zu erstellen. Aber auch dafür gibt es heutzutage super Hilfe durch Generatoren oder ChatGPT.
Du erfährst also, wie du deine vorhandene Signatur änderst, bzw. eine Platzhaltersignatur erstellst und änderst. Und natürlich auch, was für die Signatur an sich wichtig ist. Denn beides sind Schritte, die leider nicht ganz so trivial für die meisten sind. Wichtig zu erwähnen: Diese Anleitung habe ich für Mac Mail erstellt. Sie sollte aber ähnlich auch in den anderen E-Mail-Programmen funktionieren. Lass uns genauer anschauen, was wir vorbereiten müssen, um die Signatur einzufügen.
Die Grundlagen: Wie bereitest du die Signatur vor (bevor du deine persönliche einfügst)
Bevor wir die perfekte Signatur designen, müssen wir eine Basis schaffen. Hier ist, wie du vorgehst.
- Platzhaltersignatur erstellen
- Datei finden und entsperren
- Datei im Codeprogramm öffnen und bearbeiten
1. Platzhalter-Signatur am Mac erstellen
- Erstelle eine Signatur als Platzhalter (falls du nicht schon eine hast, die du verändern möchtest)
- dazu gehst du unter Einstellungen im Mail Programm auf die Signaturen
- klicke auf das kleine + und füge eine Signatur hinzu
- Hinweis: Du könntest auch hier eine Standardsignatur erstellen, die beispielsweise lediglich deinen Namen und deine Tätigkeit enthält, solltest du jedoch noch Bilder oder Icons einfügen wollen oder ein anderes Layout bevorzugen, empfehle ich dir, dies mit HTML zu erstellen (dazu gleich mehr)
- Beende das Mail-Programm (Cmd+Q)
2. Datei finden und entsperren
- öffne den Finder
- oben in der Leiste unter „Gehe zu“ – „Gehe zu Ordner“
- gib folgendes ein:
~/Library/Mail/ - navigiere dich weiter in den Ordner mit dem „V“, bei mir ist es V10, je nach Betriebssystem kann es auch V9 oder anderes sein –> MailData –> Signatures
- sortiere die Liste nach Aktualität, oben sollte deine kürzlich erstellte Datei sein (Buchstaben-Zahlen-Kombination mit Endung .mailsignature)
- klicke rechts auf die Datei und unter Informationen entfernst du das Häkchen bei „geschützt“
3. Datei öffnen
Nun kannst du die Signatur in einem Programm öffnen, welches HTML-Dateien lesen kann. Bei mir ist das beispielsweise VS Studio Code. Es gibt aber auch andere Texteditoren z. B. TextEdit. Du musst nur darauf achten, dass die Anzeige in HTML erfolgt. Dies ist leicht erkennbar, wenn dies beispielsweise darin vorkommt: <body>
Du hast jetzt alles vorbereitet, um deine eigene Signatur einzufügen. Jetzt kommt der Designpart, auf den du dich vielleicht schon eher freust.
Designe deine E-Mail-Signatur – persönlich, responsiv und dark mode geeignet
Jetzt kommt der kreative Part: Die Gestaltung deiner Signatur. Für ein responsives und Dark-Mode-freundliches Design empfehle ich wie gesagt HTML und CSS. Keine Sorge, es ist einfacher, als es klingt!
Vielleicht hast du schon eine Idee oder konkrete Vorstellung davon, wie deine E-Mail-Signatur aussehen könnte. Vielleicht auch nicht, dann ist es jetzt Zeit sich Inspiration zu holen. Schau dir E-Mail-Signaturen anderer an und überlege, was dir am Layout gefällt. Sieh auch z. B. bei Canva oder Pinterest nach, hier gibt es gute Vorlagen.
Überleg dir, welche Elemente für deine Signatur wichtig sind. Dies kann für jeden ein bisschen anders sein. Ich möchte zum Beispiel nicht meine Telefonnummer prägnant unter jeder E-Mail stehen haben. Andere brauchen vielleicht bestimmte Social Media Icons nicht.
Bestandteile einer Signatur können sein:
- Dein Name und deine Position oder Tätigkeit
- Kontaktinformationen wie Telefonnummer und E-Mail-Adresse
- Ein kleines Logo oder Bild
- Links zu deinen Social-Media-Profilen (mit ansprechenden Icons)
- Optional: Ein Call-to-Action-Button (z. B. „Jetzt Kontakt aufnehmen“)
Wenn du deine Informationen gesammelt hast und eine konkrete Vorstellung vom Layout hast, zeichne es dir ruhig vorher noch mal kurz auf.
Nun kannst du verschiedene Wege wählen, um die Signatur zu erstellen.
- Schreibe den Code selbst in HTML und CSS (am besten inline)
- Nutze einen Generator wie diesen hier: https://followyoureyes.de/blog/email-client-signatur-online-erstellen
- Nutze ChatGPT
Oder du machst es wie ich und kombinierst alle 3 Varianten.
Ich habe folgenden Prompt benutzt:
Du bist professioneller Entwickler und erstellst mir meine E-Mail-Signatur nach meinen Vorstellungen in HTML und inline-CSS. Ich zeige dir nun ein Bild mit meinen Vorstellungen zum groben Layout. Erstelle mir mir das Layout responsiv und dark mode geeignet mit Platzhaltertexten und Platzhalterbildern.
eigener Prompt
Den erstellten Code habe ich in den Generator eingefügt und nun mit meinen eigenen Daten bearbeitet. Die Bilder würde ich auf einen eigenen Server oder Cloud hochladen, beispielsweise in deine WordPress Mediathek. Dort kannst du dir die URL rauskopieren und einbinden in die Signatur.
Hack #1: Lade Bilder als PNG hoch, so vermeidest du eventuell unschöne weiße Ränder im Dark Mode
Hack #2: Stelle sicher, dass du die Icons verwenden darfst. Je nach Quelle sind die Lizenzbedingungen unterschiedlich und du musst eventuell Premiummitglied werden oder den Ersteller benennen usw.. Das würde hier den Rahmen sprengen.
Hack #3: Die Schrift wird meist automatisch im Dark Mode geändert (also schwarz wird zu weiß usw.), die Icons aber nicht. Daher sorge dafür, dass sie sichtbar bleiben, indem zu z. B. eine Farbe wählst, die sowohl auf hellem, als auch auf dunklem Hintergrund gut sichtbar ist. Oder noch besser: füge einen weißen Rahmen/Schatten um das Icon hinzu. Das geht ganz einfach über Canva. So sind die Icons auf hellem Hintergrund und auch auf schwarzem Hintergrund gut sichtbar.
Ersetzen der Platzhalter Signatur mit der richtigen Signatur
Wenn du zufrieden bist, geht es nun an das Ersetzen der vorhandenen Signatur. Je nachdem, wie du die Signatur nun erstellt hast, benötigst du den HTML-Code. In den Editoren, findest du diesen häufig unter diesem Zeichen </>. Den ganzen Code kopierst du nun.
Du hast nun also die Datei geöffnet, welche deine Platzhaltersignatur beinhaltet und deine HTML-Datei, die du kopiert hast. Füge den kopierten Teil nun im Bodybereich ein, also unter dem Bereich, der so aussieht:
Content-Transfer-Encoding: 7bit Content-Type: text/html; charset=us-ascii Message-Id: <D99….> Mime-Version: 1.0 (Mac OS X Mail….1\))
Speichere die veränderte Datei (Cmd+s) und setze das Häkchen wieder bei „geschützt“. Dieser Schritt ist tatsächlich wichtig. Nun kannst du testen und das Mailprogramm öffnen und eine E-Mail verfassen und die Signatur auswählen. Oder du wählst sie standardmäßig aus. Schiebe sie einfach zum entsprechenden Account und wähle sie dann im Reiter aus (siehe Bild). Erfahrungsgemäß muss man ein bisschen probieren, bis alles passt. Vergiss dabei nicht, dass du Mac Mail vorher schließt und das Häkchen für die Signatur-Datei beim Bearbeiten immer bei “geschützt” entfernst bzw. dann wieder hinzufügst, bevor du testest.
Hier nochmal in Kurz:
- HTML Code der neuen Signatur kopieren
- Code einfügen in Platzhalterdatei
- Speichern
- Häkchen geschützt setzen
- Mail öffnen und testen
Zusammenfassung
Puh, das war jetzt ganz schön viel oder? Aber eine Signatur kann dein Branding super ergänzen. Sie ist mehr als ein hübscher Abschluss. Sie repräsentiert dich und deine Marke, sorgt für einen professionellen Eindruck und kann sogar neue Kontakte oder Kund:innen anziehen. Hier findest du nochmal den Ablauf zum Erstellen der Signatur in zehn Schritten zusammengefasst:
- Signatur erstellen in Mail
- Signaturdatei im Finder suchen
- „geschützt“ entfernen
- Datei öffnen
- Signatur in HTML erstellen
- HTML Code kopieren
- HTML Code einfügen in Datei
- speichern
- „geschützt“ wieder anhaken
- Mailprogramm öffnen, Signatur einstellen und testen
Ich bin mir sicher, ich habe es gut beschrieben. Falls noch etwas unklar ist oder du Fragen zu einzelnen Punkten hast, schreibe mir gerne eine Nachricht oder hinterlasse einen Kommentar. Ich würde mich wirklich freuen, wenn dir die Anleitung geholfen hat. Für mehr Tipps kannst du mir auch auf Instagram oder Pinterest folgen.
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